اساسنامه انجمن

فصل اول: مقدمه

 

• انجمن-  نام انجمن عبارت است از” انجمن فرهنگی ایرانیان ادمنتون” ضمنا نام های مختصر انجمن ایرانیان و یا آی اچ اس ای (IHSE)نیز قابل قبول است.
• اساسنامه انجمن فرهنگی ایرانیان ادمنتون در فصول زیر تنظیم گردیده است.
• نسخه مرجع اساسنامه نسخه انگلیسی آن می‌باشد.

فصل دوم:  تعاریف و اختصارات اساسنامه

1.2  برای تعریف اساسنامه از واژه های زیر استفاده شده است

 1.1.2  منظور از قانون، قانون تشکیل انجمن ها  RSA 2000   بخش S-14 یا موارد اصلاحی جایگزین آن است.   

  2.1.2   AGM به مفهوم مجمع عمومی سالیانه می‌باشد که در فصل 1.5 تعریف شده است  

  3.1.2   منظور از (Board) هیات مدیره انجمن است

  4.1.2   منظور از اساسنامه همان موارد استخراج شده از قوانین انجمن هاست

  5.1.2   منظور از مدیر کسی است که به عنوان یک عضو هیات مدیره، انتخاب شده است.

  6.1.2   عضو به معنی عضو این انجمن است.

  7.1.2  منظور از مدیر سمتی است که در فصل 2.6  توضیح داده شده است

  8.1.2  محل ثبت شده همان آدرس اصلی انجمن است

  9.1.2  فهرست اسامی اعضاء عبارت است از فهرستی از اسامی اعضاء که توسط هیات مدیره انجمن نگهداری می شود.

 10.1.2  حد نصاب عبارت است از حداقل اعضاء انجمن که می بایست در هر مجمع حضور داشته باشند.

 11.1.2  انجمن به معنی انجمن فرهنگی ایرانیان ادمونتون است

 12.1.2  نشست ویژه جلسه ایست که در فصل 2.5 توضیح داده شده است

• مجمع فوق العاده عبارتست از

الف-  رای گیری ای که در مجمع عمومی انجمن صورت می گیرد. زمان این رای گیری باید 21 روز قبل به اعضاء ابلاغ شود. اطلاعیه، زمان رای گیری و محتوای پیشنهادی برای رای گیری را نیز باید مشخض نماید. نتیجه رای گیری با آرای 75 درصد از اعضاء حاضر در جلسه قطعی می شود

• آرای شرکت کنندگان واجد شرایط باید بصورت مستقل و کتبی توسط همان فرد به صندوق وارد شود

14.1.2  منظور از فرد واجد شرایط عضوی از انجمن است که حق رای دارد

2.2   تفسیر های قانونی

معانی و اختصارات زیر برای توضیح این اساسنامه باید استفاده شود

1.2.2  مفرد و جمع: واژه های اشاره کننده به مفرد شامل موارد جمعی و بالعکس می شوند

2.2.2   شخصیت های حقوقی: واژه های معرف شخصیت ها شامل شخصیت های حقیقی و حقوقی هر دو می باشد

3.2.2  عناوین:  عناوین بکار رفته فقط برای تسهیل در خواندن متن می باشد و نباید در تفسیر اساسنامه تاثیر گذارد.

فصل سوم : اهداف انجمن

1.3   انجمن غیر انتفاعیست وبه هیچ مذهب، گرایش یا گروه سیاسی ایدئولوژیک وابستگی ندارد.

2.3  هدف انجمن حفظ میراٍث فرهنگی، بالا بردن آگاهی و جلب علاقه عموم به فرهنگ و حفظ آداب و رسوم ، سنن و برگزاری رویداد های فرهنگی جامعه ایرانی می باشد

3.3  انجمن در صورت نیاز می تواند بعنوان نماینده ایرانیان ادمونتون، آلبرتا و کانادا موضع گیری کند.

فصل چهارم:  عضویت

• طبقه بندی اعضاء : اعضای انجمن در سه سطح طبقه بندی می شوند:

الف- اعضای سالیانه

• اعضای دائمی

پ-  اعضای افتخاری

1.1.4   اعضای سالیانه: برای داشتن عضویت سالیانه فرد باید حق عضویت سالانه خود را پرداخت نماید

• اعضای دائم: برای دائمی شدن عضویت، یک فرد باید

الف- حداقل دو دوره بعنوان عضو هیات مدیره که حد اقل یک دوره آن به عنوان رئیس هیات مدیره فعالیت نموده باشد.

• تقاضای عضویت دائمی در انجمن را داشته باشد.

3.1.4 یک فرد می تواند با رای اعضاء در مجمع عمومی بدلیل خدماتش به انجمن یا در جهت اهداف انجمن بعنوان عضو افتخاری برگزیده شود

2.4  پذیرش اعضاء:  هر فرد می تواند با کسب شرایط لازم به عضویت انجمن درآید.

3.4  حق عضویت: دوره عضویت از اول ماه سمپتامبر هر سال تا پایان ماه آگوست سال بعد می باشد.

2.3.4 هیات مدیره هر دوره در مورد مبلغ حق عضویت تصمیم می گیرد

4.4  حقوق و مزایای اعضاء: 

1.4.4  هر فرد واجد شرایط عضویت  از حقوق زیر برخوردار است

الف- اطلاع از زمان جلسات مجمع عمومی

• شرکت در جلسات انجمن

پ-   اظهار نظر در جلسات

• استفاده از همه حقوق و مزایایی که در اساسنامه انجمن درج شده است

2.4.4  تنها کسانی در مجمع عمومی حق رای دارند که عضو انجمن باشند و حداقل 18 سال سن داشته باشند

3.4.4  هرعضو صاحب رای در مجمع عمومی از یک رای برخوردار است

4.4.4  عضویت زمانی معتبر شناخته میشود که:

 1.4.4.4  حق عضویت مقرر و سایر مقرری های تعیین شده از طرف انجمن را پرداخته باشد

 2.4.4.4  بر مبنای مندرجات فصل 5.4, این عضو نباید از عضویت معلق شده باشد

5.4   تعلیق عضویت

 1.5.4 هیات مدیره میتواند عضویت یک فرد را برای زمان کمتر از 3 ماه به یکی از دلایل زیر معلق نماید

 1.1.5.4  عضو شرایط اساسنامه را رعایت نکرده باشد

 2.1.5.4  عضو به اصول انجمن وفادار نبوده باشد

 3.1.5.4  اگر در تشکیل و یا در جلسات خللی ایجاد کرده باشد

 4.1.5.4  اگر عملکرد عمومی این فرد در جامعه زیانبخش تلقی شود

2.5.4   توبیخ اعضاء

1.2.5.4  ابتدا عضو خطاکار، اخطاریه کتبی در مورد لغو عضویتش دریافت میکند. این فرد حداقل دو هفته فرصت دارد تا در جلسه ویژه هیات مدیره شرکت کند.

2.2.5.4  اخطار کتبی توسط نامه سفارشی به جدیدترین آدرس که از شخص در انجمن وجود دارد فرستاده می شود. اخطار همچنین میتواند توسط یکی از اعضای هیات مدیره به شخص ابلاغ شود. ابلاغ بصورت الکترونیک نیز میتواند فرستاده شود. در آن صورت این اخطار در صورتی که دریافت کننده به دریافت آن اذعان کند، قابل قبول است.

3.2.5.4  اخطاریه دلیل تعلیق را برای عضو توضیح میدهد.

3.5.4  تصمیم گیری هیات  مدیره در مورد تعلیق:

1.3.5.4  عضو مورد نظرفرصت دارد که در جلسه هیات مدیره برای دفاع از نظر خود شرکت کند. هیات مدیره می تواند اجازه دهد که فرد دیگری نیز عضو مورد نظر را در جلسه همراهی کند

2.3.5.4  هییت مدیره در مورد نحوه برخورد با موضوع مورد بحث تصمیم می گیرد و زمان لازم برای دفاع عضو را تعیین میکند

3.3.5.4   هییت مدیره مجاز است که اجازه بحث و جدل و از جمله شرکت در رای نهایی را از فرد سلب کند

4.3.5.4  تصمیم هیات مدیره نهایی است

5.3.5.4  در صورت امتناع فرد مورد سوال از حضور در زمان تعیین شده، هیات مدیره می تواند بطور یکجانبه و بدون حضور شخص در مورد او تصمیم گیری کند

6.4   خاتمه عضویت

1.6.4  هر عضو میتواند از عضویت در انجمن با ارسال یک یادداشت به منشی و یا رئیس هیات مدیره استعفا دهد

2.6.4    عضویت هرعضو با مرگ او پایان می پذیرد

3.6.4  اخراج

1.3.6.4 اگر یک عضو حق عضویت سالانه را تا سه ماه پس از مجمع عمومی سالیانه پرداخت نکرده باشد مستعفی شناخته می شود

2.3.6.4  در صورت اخراج، نام عضو از فهرست اسامی اعضاء حذف می شود و عضو از تاریخ حذف نامش از فهرست، مستعفی شناخته می شود

7.4  انتقال عضویت. عضویت قابل انتقال نیست

8.4  مطالبات معوقه فرد مستعفی کماکان ادامه خواهد یافت و شخص باید پس از تعلیق نیز بدهی خود را با انجمن تسویه کند

9.4   هیچیک از اعضاء انجمن بطور فردی برای پرداخت بدهی و مطالبات انجمن مسئول نیستند.

                

فصل پنجم – جلسات انجمن

1.5 مجمع عمومی سالیانه

1.1.5  انجمن مجمع عمومی سالانه خود را هر سال حداکثر تا 31 آگوست در ادمونتون استان آلبرتا برگزار می کند و هیات مدیره از قبل محل، روز و زمان برگزاری جلسه را تعیین می نماید.

2.1.5  دبير انجمن بطرق مختلف مثل نامه، ایمیل یا از طریق تحویل دعوتنامه به هر عضو انجمن ایشان را از کم و کیف برگزاری انجمن سالیانه مطلع می نماید . این دعوتنامه باید حداقل 21 روز قبل از گردهم ایی سالیانه انجمن به دست  هر عضو رسیده باشد . این دعوتنامه باید شامل مکان، تاریخ و زمان مجمع عمومى سالانه باشد و همچنین شرح هر موضوعی كه مستلزم تشکیل مجمع فوق العاده باشد.

 3.1.5  دستور جلسه برای نشست سالانه مجمع عمومی به موارد زیر می پردازد:

الف.  بررسی و رسیدگی به دستور جلسه؛

ب. بررسی صورتجلسه آخرین مجمع عمومی سالیانه، در صورت نیاز؛

پ.  استماع گزارش رئیس انجمن؛

ت. بررسی صورتهای مالی ، درآمدها ، پرداخت ها ، دارایی ها و بدهی های انجمن؛

ث. انتصاب حسابرسان؛

ج. انتخاب مدیران هیئت مدیره؛

چ. توجه  و بررسی موارد خاصی  که در دعوتنامه مجمع سالیانه عنوان شده ؛

ح. دیگر موارد خاص که هر کدام از اعضاء تا قبل از اعلام رسمی مجمع عمومی بررسی آنرا درخواست نموده باشند؛

4.1.5  حضور 20 درصد اعضای انجمن در نشست عمومی سالانه برای اتخاذ تصمیمات و اخذ رای ،میزان حد نصاب لازم است

2.5  مجمع فوق العاده

1.2.5  مجمع فوق العاده ممکن است در هر زمان بنا به شرایط زیر درخواست شود :

الف-  بنابر درخواست کتبی حداقل چهار نفراز مدیران هیئت مدیره . این درخواست باید شامل دلایل  برای برگزاری مجمع فوق العاده و پیشنهادات مربوط برای بررسی دراین نشست ویژه می باشد ؛ویا

ب-  بنابر درخواست کتبی حداقل 20 درصد از اعضایی که حق رای دارند. این درخواست باید شامل دلایل  برای برگزاری مجمع فوق العاده و پیشنهادات مربوط به  این نشست ویژه باشد ؛

2.2.5  دبير انجمن بطرق مختلف مثل نامه، ایمیل یا از طریق تحویل دعوتنامه به هر عضو انجمن ایشان را از کم و کیف برگزاری  مجمع فوق العاده انجمن مطلع می نماید . این دعوتنامه باید حداقل 21 روز قبل از گردهمایی ویژه انجمن به دست  هر عضو رسیده باشد . این اطلاعیه باید شامل مکان، تاریخ و زمان مجمع باشد ؛

3.2.5   تنها مورد یا موارد از قبل تعیین شده در اطلاعیه مربوط به مجمع فوق العاده در این جلسه مورد بررسی قرار می گیرد؛

4.2.5  هر مجمع فوق العاده از همان روش رای گیری و همان تعداد اعضای مورد نیاز برای رسیدن به حد نصاب به مانند مجمع عمومی سالانه  پیروی می کند . (به 1.5.3.5 مراجعه کنید.)

3.5  برگزاری مجمع عمومی سالانه و مجمع فوق العاده انجمن؛

1.3.5 حضور عموم مردم درجلسات عمومی انجمن آزاد است. با رای اکثریت اعضای حاضر در جلسه ممکن است نسبت به ترک موردی  فرد یا افرادی که عضو انجمن نیستند ازمحل جلسه تصمیم گرفته شود.

2.3.5  رئیس انجمن می تواند جلسه مجمع عمومی را در صورت به حد نصاب نرسیدن ، نیم ساعت بعد از شروع  ، لغو نمایید . در صورت لغو، جلسه دیگری برای یک هفته بعد با ذکر زمان و مکان اعلام می گردد. چنانچه در جلسه دوم نیز بعد از نیم ساعت اول از شروع جلسه ، تعداد اعضای حاضر به حد نصاب نرسید جلسه با تعداد حاضر به رسمیت رسیده و با تعداد حاضر به کار خودش ادامه می دهد؛

3.3.5  هیئت رئیسه جلسه

1.3.3.5 رئیس هیات مدیره ، هر مجمع عمومی انجمن را اداره نموده و در غیاب ایشان معاون  رئیس انجمن این وظیفه را بر عهده دارد .

2.3.3.5  در صورت عدم حضور رئیس یا نائب رئیس انجمن در نیم ساعت اول بعد از شروع جلسه عمومی ریاست انجمن بر عهده نفر سومی از هیات مدیره خواهد بود که از قبل توسط رئیس انجمن مشخص شده است؛

4.3.5  تغییر

1.4.3.5 رئیس انجمن می تواند با در نظر گرفتن نظر اعضای حاضر در جلسه ؛ مجمع عمومی را به  جلسه ای دیگر موکول نماید . مجمع عمومی موکول شده به تاریخ دیگر به انجام  کارهای  ناتمام از نشست اولیه می پردازد.

2.4.3.5  چنانچه جلسه مجمع عمومی به زمانی کمتر از سی (30) روز  بعد موکول می گردد اطلاع رسانی مجدد ضرورت ندارد.

3.4.3.5  چنانچه مقرر گردد تا جلسه تعویقی حداقل 30 روز بعد برگزار گردد اطلاع رسانی مجدد لازم است؛

5.3.5 رای گیری

1.5.3.5  درهر رای گیری هر نفرواجد شرایط رای دادن تنها حق یک رای را دارد. بالا بردن دست در هنگام رای گیری برای ثبت رای کافیست اما اگر 5 نفر از اعضای انجمن درخواست رای کتبی نمایند این رای گیری بصورت کتبی انجام می گیرد.

2.5.3.5  در صورتیکه تعداد رای های گرفته شده مساوی باشد رئیس انجمن دارای حق رای دوم می باشد .

3.5.3.5 هیچیک از افراد واجد شرایط رای دادن نمی تواند به نمایندگی از فرد دیگری رای دهد .

4.5.3.5 اکثریت آرای اخذ شده از واجدین شرایط در جلسه ، تصمیم نهایی آنهاست در مورد هر موضوع و قطعنامه ای، مگر اینکه نیاز باشد تصمیم گیری در مورد این موضوع خاص باید در یک مجمع فوق العاده بررسی وتصمیم گرفته شود.

5.5.3.5  رئیس انجمن اعلام می کند که یک قطعنامه تصویب شده یا رد شده. این اعلام نهایی است، و نیازی به اعلام تعداد آراء موافق و مخالف قطعنامه نیست.

6.5.3.5  پنج نفر از اعضاء واجد شرایط رای گیری می توانند تقاضای رای کتبی کنند. در چنین حالتی، رئیس انجمن یا مسئول برگزاری جلسه می تواند زمان ، محل  و نحوه رای گیری را مشخص نماید. نتیجه رای گیری بعنوان تصمیم نهایی مجمع محسوب می شود.

7.5.3.5 هر رای دهنده ممکن است از درخواست خود مبنی بر رای گیری کتبی صرف نظر کند .

8.5.3.5  رئیس انجمن در مورد هرگونه بحث و مورد اختلاف در رای یا رای گیری تصمیم می گیرد . رئیس انجمن با در نظر گرفتن انصاف وحسن نیت تصمیم گرفته و این تصمیم نهایی است.

6.3.5  خطا در اعلام برگزاری جلسه . در صورت وقوع هر یک از موارد زیر، مجمع عمومی و تصمیمات اخذ شده در آن همچنان معتبر خواهند بود.

الف- از قلم افتادن ( فراموش شدن ) اتفاقی اطلاع رسانی به هرکدام از اعضای انجمن؛

ب- عدم دریافت دعوتنامه توسط هریک از اعضاء ؛ و یا

پ- هر گونه اشتباه در اطلاعیه که هیچ گونه تاثیری بر مفهوم دعوتنامه نداشته باشد.

7.3.5 همه واجدین شرایط رای گیری ممکن است با یک قطعنامه موافق بوده باشند و آنرا امضا کنند . این قطعنامه تنها با تصویب در یک جلسه عمومی معتبر می گردد. نیازی به اطلاع رسانی و یا اعلان در یک مجمع عمومی دیگرنیست. تاریخ نوشته شده بر روی قطعنامه همان  تاریخی است که به تصویب رسیده است.

فصل ششم   نحوه اداره انجمن

1.6 هیئت مدیره

1.1.6  نحوه اداره و مدیریت انجمن :

 هیئت مدیره وظیفه اداره و مدیریت انجمن و انجام کلیه امور مربوطه را برعهده دارد . هیئت مدیره ممکن است فرد یا افرادی را برای اجرا یا مدیریت امور مربوط به انجمن استخدام  نموده تا زیر نظر و هدایت هیئت مدیره کار کرده و انجمن در قبال امور محوله به ایشان حقوق پرداخت نماید .

2.1.6  قدرت و وظایف هیئت مدیره

هیات مدیره قدرت عمل از طرف جامعه را دارد، به جز مواردی که در قانون جامع آلبرتا اعلام شده است. قدرت و وظایف هیئت مدیره عبارتند از:

الف-  ترویج  اهداف انجمن؛

ب-  جذب افراد برای عضویت در انجمن؛

پ-  حفظ و حفاظت از دارایی ها و اموال انجمن؛

ت-  تصویب بودجه سالانه برای انجمن؛

ث-  پرداخت تمام هزینه ها برای اداره و مدیریت امور انجمن؛

ج-  پرداخت به افراد برای در ازاء خدمات و حمایت از افراد در مقابل بدهی های انجمن؛

چ-  پیگیری فرصت های سرمایه گزاری برای انجمن؛

ح-  جذب منابع مالی و اخذ وام ؛

خ-  تنظیم وتصویب سیاست ها و خطی مشی برای مدیریت و اداره انجمن؛

د-  تایید تمام قراردادهای انجمن؛

ذ-  نگهداری از دفاتر، مدارک و سوابق مالی انجمن؛

ر-  انتصاب مشاور حقوقی در صورت لزوم؛

ز-  تنظیم قوانین و رویه ها و خط مشی برای اداره انجمن و استفاده از امکانات و دارایی های آن؛

ژ-  فروش، حراج، یا رهن قسمتی و یا همه اموال انجمن؛ و

س- تفویض اختیارات و وظایف هیات مدیره به یک کار پرداز انجمن که حقوق دریافت می کند بدون محدود کردن مسئولیت های کلی انجمن.

3.1.6  هیئت مدیره متشکل است از:

الف-  رئیس انجمن که در نشست عمومی سالانه از میان کاندیداهای هیات مدیره انتخاب می شود.

ب-  شش مدیر که در مجمع عمومی سالانه از مابین اعضای واجد شرایط رای دادن و کاندیداها انتخاب می شوند

4.1.6  انتخاب مدیران

1.4.1.6 در اولین جلسه مجمع عمومی انجمن، رئیس انجمن و شش مدیر دیگر انجمن بتوسط اعضای حائز شرایط رای دادن انتخاب می شوند . سه نفر از مدیران برای دو دوره انجمن انتخاب می شوند که این مدت بطور تقریبی 2 سال است . سه نفر دیگر از مدیران برای تنها یک دوره انتخاب می شوند که این مدت حدود یک سال می شود.

2.4.1.6 عضو علی البدل  برای پر کردن هر جای خالی، برای خدمت برای مدت تقریبی یک سال از زمان انتخاب شدنشان تا اولین مجمع عمومی انتخاب می شوند.

3.4.1.6  محدودیتی برای تعداد دفعاتی که افراد می توانند کاندید عضویت در هیات مدیره شوند وجود ندارد.

5.1.6  شرایط برای کاندید شدن برای پست رئیس یا مدیران انجمن

1.5.1.6 پیش نیازهای نامزدی برای ریاست انجمن از قرار زیر است:

الف- به عنوان یکی از اعضای هیئت مدیره انجمن  به مدت حداقل یکبار در ده سال گذشته خدمت کرده باشد، و یا

ب- بعنوان عضو فعال جامعه در مدت 5 سال متوالی گذشته بوده باشد.

پ- باید حداقل 18 سال سن، و

ت- باید فاقد سابقه کیفری که عفو داده نشده است ، باشد.

2.5.1.6  شرایط لازم برای کاندیدای مدیریت انجمن.

الف – یک باید حداقل 18 سال سن، و

ب- باید فاقد سابقه کیفری که عفو داده نشده است ، باشد.

6.1.6 استعفا، مرگ و یا حذف یک مدیر

1.6.1.6   هر یک از مدیران  از جمله رئیس انجمن می تواند از سمت خود استعفا دهد. متن درخواست کتبی استعفا باید یک ماه قبل از تاریخ خاتمه همکاری به هیات مدیره تحویل داده شود.  استعفا در پایان ماهی که درخواست ثبت گردیده است یا در تاریخی که هیات مدیره مشخص نماید قابل اجرا خواهد بود. مدیری که استعفا دهد نمی تواند برای یک دوره بعد داوطلب عضویت در هیات مدیره انجمن شود.   

2.6.1.6  هیات مدیره می تواند هر یک از مدیران از جمله رئیس انجمن را پیش از پایان دوره  از سمت خود تعلیق نماید. به این منظور باید تمامی سایر اعضاء هیات مدیره با تعلیق موافقت نمایند.تغییرمسئولیت یک مدیر با توافق اکثریت اعضاء هیات مدیره میسر می باشد.

3.6.1.6  در صورتی که  هریک از پست های هیات مدیره – به استثناء سمت ریاست انجمن- بدون تصدی بماند سایر مدیران می توانند فردی صالح را برای پست مذکور و برای مدت باقی مانده تا برگزاری مجمع عمومی سالیانه انتخاب نمایند. در این وضعیت ارجحیت با انتخاب فردیست که بیشترین رای را در جمع اعضاء جایگزین (علی البدل)  در مجمع عمومی قبلی بدست آورده است .

7.1.6  جلسات هیات مدیره

1.7.1.6  هیات مدیره حداقل نه (9) جلسه در طی یک سال فعالیت خود  برگزار می کند.

2.7.1.6  رئیس هیات مدیره برگزاری هر جلسه را اعلام (تعیین) می نماید. همچنین بر اساس درخواست کتبی حداقل دو نفر از مدیران با اعلام موضوع مورد بحث رئیس هیات مدیره ملزم به برگزاری جلسه هیات مدیره می باشد.

3.7.1.6  تشکیل هر جلسه هیات مدیره باید از 10 روز قبل به اطلاع اعضاء رسانده شود. اطلاع رسانی می تواند 5 روز پیش از برگزاری جلسه و از طریق تلفن، ایمیل یا بصورت شفاهی  صورت پذیرد. اعضاء می توانند از الزام اطلاع رسانی قبلی برای تشکیل جلسه صرف نظر نمایند.

4.7.1.6  با حضور اکثریت اعضاء هیات مدیره، جلسه به حد نصاب می رسد.

5.7.1.6  در صورت عدم حصول حد نصاب، رئیس انجمن جلسه ای را برای هفت روز بعد در همان ساعت و محل درخواست می نماید. حضور حداقل 3 مدیر در جلسه تعویقی بعنوان حد نصاب تلقی خواهد شد.

6.7.1.6  هر یک از مدیران از جمله رئیس انجمن دارای یک حق رای می باشد.

7.7.1.6  در صورت تساوی تعداد آراِی مخالف، رئیس هیات مدیره دارای رای دوم می باشد.

8.7.1.6  حضور در جلسات هیات مدیره برای اعضاء انجمن آزاد می باشد ولی تنها اعضاء هیات مدیره حق رای خواهند داشت. اعضاء انجمن می توانند در صورت موافقت هیات مدیره در بحث و گفتگو شرکت نمایند. در صورت درخواست اکثریت اعضاء هیات مدیره  هر یک از اعضاء شرکت کننده در جلسه ملزم به خروج از محل می باشد.

9.7.1.6  جلسه هیات مدیره می تواند بصورت تله کنفرانس برگزار شود. مدیرانی که به تلفن کنفرانس ملحق شوند بعنوان افراد حاضر در جلسه شناخته می شوند.

10.7.1.6  بی نظمی یا خطاهایی که  بصورت سهوی و بدون سوء نیت رخ دهد فعالیت و تصمیات جلسه هیات مدیره را مخدوش نمی سازد.

11.7.1.6  هر یک از اعضاء هیات مدیره می تواند از ضرورت اعلام قبلی برای حضور در جلسه صرف نظر نماید.

2.6  مامور 

1.2.6  رئیس، نائب رئیس ، منشی و خزانه دار انجمن بعنوان ماموران انجمن تعریف و شناخته می شوند.

2.2.6  در نخستین جلسه بعد از مجمع عمومی سالیانه ، هیات مدیره ماموران خود برای دوره کاری یکساله پیش رو را از میان مدیران انتخاب می نماید.

3.2.6  تمامی قراردادهای قانونی و الزام آور و نیز تمامی مدارک مالی انجمن باید به تائید و امضاء حداقل یک نفر مامور انجمن برسد.

3.6   وظایف ماموران انجمن

• رئیس

الف- نظارت بر فعالیت های هیات مدیره

• به هنگام حضور در جلسات هیات مدیره و مجمع ، ریاست جلسه بر عهده رئیس می باشد

پ- انجام سایر امور محوله از سوی هیات مدیره

• نائب رئیس

الف- در غیاب رئیس ، عهده دار مدیریت جلسات هیات مدیره می باشد. چنانچه رئیس و نائب رئیس هر دو غایب باشند سایر اعضای هیات مدیره ، یکی از اعضاء را بعنوان رئیس جلسه انتخاب می کنند.

• در صورت درخواست رئیس یا اعضای هیات مدیره، نائب رئیس می تواند بخشی از وظایف رئیس را بر عهده بگیرد.

پ – مدیریت کمیته پرسنلی

• ارتباط با دفاتر ثبت به منظور ثبت و نگهداری دفاترسالیانه، صورت جلسه تغییرات در هیات مدیره، اصلاحات اساسنامه، و سایر مدارک مهم
• مدیریت کمیته فستیوال فرهنگی
• انجام سایر امور محوله از سوی هیات مدیره
  • منشی

الف- شرکت در تمامی جلسات انجمن و جلسات هیات مدیره و جلسات کمیته اجرایی

• تهیه صورت جلسات

پ – مسئول ارتباطات داخلی هیات مدیره

• تهیه لیست اسامی و آدرس تمامی اعضاء انجمن
• ارسال متن صورت جلسات به مخاطبین
• انجام امور مربوط به عضویت و کارت عضویت اعضاء
• نگهداری مهر انجمن
• انجام سایر امور محوله از سوی هیات مدیره
  • خزانه دار

الف- مسئول جمع آوری و پرداخت کلیه درآمدهای انجمن به حساب بانکی انجمن یا سایر حساب های تائید شده توسط هیات مدیره

• در صورت درخواست اعضاء هیات مدیره، تهیه و ارائه اطلاعات دقیق مربوط به کلیه درامدها و هزینه های انجمن

پ – جمع آوری حق عضویت سالیانه اعضاء  و واریز آن به حساب  بانکی انجمن

• کسب اطمینان از آماده بودن گزارش مالی بازرس انجمن جهت ارائه در مجمع عمومی سالانه
• انجام سایر امور محوله از سوی هیات مدیره

4.6  مدیران

1.4.6  به استثناء چهار مدیر نام برده شده در بند 2.6  که بعنوان مامور انجمن  محسوب می شوند، سه عضو دیگر هیات مدیره بعنوان مدیر شناخته شده و فعالیت می کنند. هیات مدیره زمینه فعالیت هر یک از مدیران را مشخص نموده و می تواند برای هر مدیر یک یا چند سمت از لیست زیر را در نظر بگیرد.

الف- مدیر روابط عمومی

• مدیر امور فرهنگی

پ – مدیر جذب منابع مالی

• مدیر برنامه های اجرایی
• مدیر امور داوطلبین
• مدیر ارتباطات
• سایر سمت های مورد نیاز بنا به تعریف

5.6   کمیته های هیات مدیره

1.5.6   سازماندهی کمیته ها. هیات مدیره می تواند کمیته هایی را جهت ارائه مشورت به هیات مدیره سازمان دهی کند

2.5.6   مراحل سازماندهی کمیته ها

1.2.5.6  یکی از اعضاء هیات مدیره، ریاست هر یک از کمیته ها را بر عهده خواهد داشت

• رئیس کمیته مسئول اعلام و تشکیل جلسه کمیته می باشد

الف- از مذاکرات و تصمیمات کمیته، صورت جلسه  تهیه می گردد

• صورت جلسه هر کمیته باید در اختیار اعضاء همان کمیته و نیز رئیس سایر کمیته ها قرار گیرد

پ – در صورت درخواست هیات مدیره گزارش هر کمیته باید در زمان تشکیل هر جلسه هیات مدیره ارائه گردد

3.2.5.6   دعوتنامه برای شرکت کنندگان در کمیته باید پنج روز کاری پیش از زمان برگزاری کمیته از طریق پست یا ای میل به اعضاء فرستاده شود. دعوت نامه تاریخ، زمان و محل برگزاری جلسه را مشخص  می نماید. اعضاء کمیته می توانند از ضرورت دریافت دعوتنامه صرف نظر کنند

4.2.5.6  با حضور اکثریت اعضاء کمیته، جلسه کمیته به حد نصاب می رسد

5.2.5.6  هریک از اعضاء کمیته از جمله رئیس کمیته دارای یک رای می باشند. رئیس کمیته دارای رای دوم نمی باشد.

• هیات مدیره، کمیته های زیر را سازماندهی می کند

الف- کمیته امور پرسنلی

• کمیته انتخابات

پ – کمیته فستیوال فرهنگی

• کمیته برنامه ها و مراسم

1.6.6  کمیته امور پرسنلی

1.1.6.6  شامل نائب رئیس یا مدیر دیگری که بعنوان رئیس کمیته انتخاب شده  است و دو نفر دیگر از مدیران که توسط هیات مدیره انتخاب می شوند.

2.1.6.6   مسئولیت های کمیته: جذب و سازماندهی داوطلبین؛ تعیین وظایف و شرایط انتخاب مدیر اجرایی؛ انجام مصاحبه با داوطلبین برای پست مدیر اجرایی و پیشنهاد فرد مناسب برای این پست؛  ارزیابی عملکرد مدیر اجرایی؛ توصیه به هیات مدیره در مورد سیاست جذب، بکار گیری و ارزیابی عملکرد پرسنل، عقد قراداد، حقوق و مزایا ؛ ایفای نقش میانجیگری برای حل مشکلات پرسنل؛ تشریح سیاست های پرسنلی انجمن برای داوطلبین؛ ارائه گزارش سالانه در مجمع عمومی؛ انجام سایر امور محوله از سوی هیات مدیره

6.6.2  کمیته انتخابات

1.2.6.6  شامل یک عضو فعال انجمن بدون سوء سابقه (ترجیحا رئیس آخرین دوره قبلی انجمن) بعنوان رئیس کمیته و دو مدیر که از سوی هیات مدیره تعیین می شوند.

2.2.6.6  مسئولیت های کمیته: نظارت بر برگزاری انتخابات سالیانه در مجمع عمومی؛ تهیه لیستی از افراد مناسب برای پست های مدیریتی خالی در هیات مدیره

3.6.6  کمیته فستیوال فرهنگی

1.3.6.6  شامل نائب رئیس که ریاست کمیته را نیز بر عهده دارد و دو نفر از مدیران یا اعضاء انجمن که توسط هیات مدیره تعیین می گردند

2.3.6.6  مسئولیت های کمیته: ثبت درخواست برای شرکت در فستیوال فرهنگی ادمونتون، سازماندهی و مدیریت فعالیت های انجمن در فستیوال از جمله هر گونه ارتباط با سازمان برگزارکننده فستیوال .

4.6.6  کمیته مراسم

1.4.6.6  شامل یک مدیر که ریاست کمیته را نیز بر عهده دارد و دو نفر دیگر از اعضاء هیات مدیره یا از اعضاء انجمن که توسط هیات مدیره تعیین می گردند. یکی از اعضاء کمیته باید از مدیران باقی مانده از دوره پیشین انجمن باشد که به دوره جدید راه یافته است.

2.4.6.6  مسئولیت های کمیته: سازماندهی و مدیریت فعالیت های انجمن در مراسم و برنامه های عمومی سالیانه به استثناء فستیوال فرهنگی ادمونتون که در بند 3.6.6  توضیح داده شد .

3.4.6.6  کمیته می تواند در صورت موافقت هیات مدیره برای برگزاری مراسم از افراد یا گروه های خارج از هیات مدیره یا انجمن کمک بگیرد.

7.6   مدیر اجرایی

1.7.6    هیات مدیره می تواند فردی را بعنوان مدیر اجرایی جهت انجام امور تعریف شده به کار بگمارد.

2.7.6  مدیر اجرایی در قبال هیات مدیره پاسخگو بوده و باید به آنان گزارش دهد. همچنین مدیر اجرایی بعنوان فرد مشورت دهنده به هیات مدیره و کمیته های انجمن شناخته می شود. مدیر اجرایی فاقد حق رای در تمامی جلسات می باشد.

• نقش مدیر اجرایی در سمت مسئول امور اداری هیات مدیره:

الف- حضور در جلسات هیات مدیره، و جلسات دیگر در صورت نیاز،

• استخدام، سرپرستی، ارزیابی و خاتمه همکاری نیروهای استخدامی،

پ – تفسیر و پیاده سازی آیین نامه های هیات مدیره،

ت – اطلاع رسانی به اعضاء هیات مدیره در ارتباط با همایش های انجمن،

• نگهداری دفاتر حساب و سوابق انجمن،
• بودجه بندی فعالیت ها جهت تایید هیات مدیره،
• برنامه ریزی برنامه ها و خدمات مورد نیاز، با توجه به اولویت های هیات مدیره، و
• انجام وظایف دیگر که توسط هیات مدیره به ایشان واگذار گردید.

فصل هفتم   امور مالی و مدیریتی

1.7  دفتر انجمن به آدرس 10820 119 ST. NW Edmonton, Alberta T5H 3P2 در سازمان ثبت شرکت ها ثبت گردیده، و در صورت تغییر آدرس و یا ایجاد دفتر جدید به تصمیم مجمع عمومی سالیانه و یا هیات مدیره، مراتب به سازمان ثبت شرکت ها ارسال خواهد شد.

2.7  امور مالی و ممیزی

1.2.7  سال مالی انجمن در تاریخ 31 آگوست هر سال خاتمه می یابد.

2.2.7  هر سال حداقل یک بار ممیزی دفاتر، حساب ها و سوابق مالی انجمن باید انجام پذیرد. ممیز بایستی در هر مجمع عمومی سالیانه این ممیزی را انجام دهد. در روز 9 اکتبرهر سال و یا قبل از آن، ممیز بایستی نسبت به تکمیل و ارسال گزارش ممیزی سال مالی گذشته اقدام نماید.

3.7  مهر انجمن

1.3.7 هیات مدیره میتواند مهری را به عنوان مهر انجمن تهیه نماید.

2.3.7  دبیر انجمن، مسئول نگهداری و حفظ مهر انجمن می باشد مگر آنکه تصمیم دیگری توسط هیات مدیره اتخاذ شود.

3.3.7  استفاده از مهر انجمن تنها توسط اعضاء مشخص شده هیات مدیره که قبلا تعیین گردیده باشند، مجاز می باشد.

4.7  امور چک و قراردادهای انجمن

1.4.7  اعضای تعیین شده هیات مدیره انجمن (بطور معمول دبیر خزانه داری، مدیر عامل و قائم مقام مدیر عامل) اجازه امضاء تمام چک های قابل برداشت از حساب های انجمن را دارا می باشند. کلیه چک ها بایستی دارای دو امضاء افراد مجاز باشد. با تصمیم هیات مدیره ممکن است مجوز امضاء چک / چک های با مبلغ مشخص و در موارد خاص به دبیر اجرایی تفویض گردد. دبیر اجرایی نمیتواند چک هایی را که در وجه خودش صادر گردیده، امضاء نماید.

5.7  نگهداری و بازرسی دفاتر حساب و سوابق انجمن

1.5.7  دبیر انجمن مسئول ثبت و نگهداری یک نسخه رونوشت از تمامی صورت جلسات انجمن می باشد.

2.5.7  کلیه سوابق و دفاتر انجمن در مکان دفتر انجمن به آدرس ثبت شده، توسط دبیر انجمن نگهداری میشود. این سوابق شامل تمامی صورت جلسات انجمن، هیات مدیره، و کمیته های اجرایی می باشد.

3.5.7 هیات مدیره کلیه مدارک، دفاتر و سوابق انجمن را همانگونه که در اساسنامه انجمن، و یا ضوابط و دستور العمل های قانونی تصریح گردیده، جمع آوری و نگهداری می نماید.

4.5.7 ممیزی خارج از دوره دفاتر و حساب ها میتواند به درخواست حداقل 10% از اعضاء انجمن و با ارائه درخواست نامه مربوطه توسط ایشان به مدیر عامل و یا دبیر انجمن صورت پذیرد، لیکن لازم است فرصت مقتضی جهت آماده سازی و ارائه حساب ها توسط هیات مدیره در درخواست مذکور در نظر گرفته شود.

5.5.7  کلیه ممیزی های خارج از دوره حساب ها بایستی در دفتر ثبت شده انجمن، و یا مکانی که توسط انجمن اداره میگردد و در زمان و روز کاری هفته صورت پذیرد، مگر در مواقعی که تصمیم هیات مدیره بر خلاف آن باشد.

6.5.7  تمامی سوابق مالی انجمن برای ممیزی خارج از دوره توسط اعضاء درخواست کننده، در ساعات کاری هفته و با ارائه درخواست مربوطه در دسترس می باشد.

7.5.7 مابقی سوابق انجمن نیز، مگر در مواردی که محرمانه بودن آن توسط هیات مدیره تعیین گردیده قابل دسترس برای درخواست کنندگان ممیزی خارج از دور ه می باشد. برای این امر نیز درخواست ممیزی در زمان مقتضی لازم می باشد.

6.7  امکان گرفتن وام و کمک های بلا عوض

1.6.7 انجمن امکان دریافت وام ویا کمک های بلا عوض را جهت پوشش هزینه های اجرایی و اهداف انجمن دارا می باشد. هیات مدیره مرجع تصمیم گیری در مورد مقدار و یا روش های دریافت منابع مالی مورد نیاز، شامل دریافت یا ارائه ضمانت های لازم می باشد.

7.7  دستمزد / پرداخت ها

1.7.7 پرداختی تحت عنوان ارائه خدمت، دستمزد، و یا هر عنوان دیگر به هیچ یک ازاعضاء، مدیران و مسئولین اجرایی انجمن و تحت هیچ شرایطی مجاز نمی باشد.

2.7.7 هزینه های مجاز و منطقی در ارتباط با انجام وظایف و امور انجمن میتواند با تصمیم هیات مدیره جبران گردد.

8.7  مصونیت و حمایت از مسئولین و دبیران انجمن

1.8.7 هر یک از مدیران و یا مسئولین اجرایی فعال، از طرف انجمن مصون می باشند. مدیران ومسئولین اجرایی انجمن از هرگونه هزینه و جریمه ناشی از انجام امور و یا وظایف محوله در انجمن مصون می باشند. این مصونیت شامل کلاهبرداری، عدم صداقت، و یا قصد و نیت نادرست نمی باشد.

2.8.7 هیچ یک از مدیران و مسئولین اجرایی مسئول عملکرد مدیر، یا مسئول اجرایی دیگر نمی باشد. هیچ یک از مدیران یا مسئولین اجرایی مسئول زیان یا خسارت وارده به جهت ورشکستگی، ناتوانی در پرداخت دیون، یا عملکرد اشتباه شخص یا سازمان، و یا شرکت دیگر همکار با انجمن نمی باشد. هیچ یک از مدیران و یا مسئولین اجرایی در ارتباط با خسارت وارده بدلیل تصمیم گیری یا عملکرد اشتباه و یا به دلیل عمل مرتبط با نقش و وظایف سپرده شده به ایشان در انجمن، متعهد نخواهد بود، مگر آنکه خسارت وارده به جهت کلاهبرداری، عدم صداقت و یا قصد و نیت نادرست حادث گردیده باشد.

3.8.7 مدیران و مسئولین اجرایی میتوانند به گزارش ها و صورت وضعیت های تهیه شده توسط ممیز انجمن اطمینان نمایند. مدیران و مسئولین اجرایی هیچ گونه تعهد و مسئولیتی در ارتباط با ضرر و زیان، و خسارت وارده گزارش شده در گزارش ها و صورت وضعیت های تهیه شده توسط ممیز انجمن نخواهند داشت.

فصل هشتم    اصلاح و تغییر اساسنامه

1.8 امکان لغو، تغییر، و یا تکمیل این اساسنامه با در نظر گرفتن راهکار مربوطه در مجمع سالیانه و یا فوق العاده انجمن میسر می باشد.

2.8  درخواست 21 روزه برای تشکیل مجمع سالیانه و یا فوق العاده انجمن، به همراه جزئیات تغییرات پیشنهادی اساسنامه برای هرگونه تغییر در آن، بایستی ارائه گردد.

3.8  کلیه تغییرات اساسنامه پس از تایید در مجمع سالیانه و یا فوق العاده و تایید سازمان ثبت شرکت ها، قابل اجرا می باشد.

فصل نهم   تقسیم دارایی ها و انحلال انجمن

1.9  دارایی های انجمن مابین اعضاء آن تقسیم و یا توزیع نمی گردد.

2.9  در صورت انحلال انجمن، هر گونه منابع مالی و دارایی باقیمانده آن، پس از پرداخت دیون به موسسه ای غیرانتفاعی که ماهیتی مشابه انجمن فرهنگی ایرانیان ادمونتون دارد واگذار خواهد شد.

3.9  تصمیم گیری جهت تعیین سازمانی غیرانتفاعی برای واگذاری دارایی ها انجمن، توسط مجمع فوق العاده صورت خواهد گرفت و تحت هیچ عنوان دارایی های باقیمانده انجمن به اعضاء آن تعلق نخواهد گرفت.