اساسنامه انجمن فرهنگی ایرانیان ادمونتون
اساسنامه انجمن فرهنگی ایرانیان ادمونتون تاسیس سال ۱۹۸۷
1- انجمن فرهنگی ایرانیان ادمونتون، انجمنی است غیر انتفاعی که به هیچ گروه، تشکیلات سیاسی، مذهبی و ایدئولوژیکی وابستگی ندارد.
2- هدف انجمن عبارتست از حفظ و ترویج و اشاعه میراث فرهنگی ایران در جامعه ایرانیان مقیم ادمونتون و حومه.
3- منظور از میراث فرهنگی، زبان، ادبیات، تاریخ، انواع هنرها، سنت ها، آداب و رسوم و فرهنگ عامیانه ایرانیان می باشد.
4- از آنجا که فرهنگ ملل مختلف بر یکدیگر تاثیر گذار هستند، توجه به فرهنگهای غیر ایرانی و بررسی و شناساندن آنها نیز جزئی از فعالیتهای انجمن می باشد.
عضویت
5- هر فرد ساکن ادمونتون و حومه آن، ایرانی یا غیر ایرانی که علاقمند به هدفهای انجمن بوده و حداقل پانزده سال سن داشته باشد، می تواند به عضویت انجمن درآید.
تبصره: افراد کمتر از هیجده سال حق رای ندارند.
6- شرط عضویت در انجمن، پرداخت حق عضویت سالانه است که باید تا پایان ماه سپتامبر هر دوره پرداخت شده باشد.
7- میزان حق عضویت یا تغییر آن توسط هیأت مدیره انجمن معین می شود.
هیأت مدیره
8- اداره امور انجمن بعهده یک هیأت مدیره هفت نفری است که شش نفر آنها در مجمع عمومی سالانه انتخاب و یک نفر از اعضاء هیأت مدیره دوره قبل می باشد.
9- اعضاء هیأت مدیره در کلیه تصمیمات و مصوبات و اقدامات هیأت مدیره مسئولیت مشترک داشته و تصمیمات انجمن تصمیم همگی آنها تلقی می شود.
10 – در اولین جلسه پس از انتخابات، هیأت مدیره جدید از بین خود رئیس، نائب رئیس، دبیر، خزانه دار، مسئول روابط عمومی را انتخاب می کنند
رئیس هیأت مدیره
11-رئیس هیأت مدیره عهده دار ریاست جلسات هیأت مدیره، تعیین دستور جلسات هیأت مدیره، سرپرستی کمیته های فرعی و نظارت بر امور واگذار شده به اعضاء هیأت مدیره می باشد.
نائب رئیس
12- در غیاب رئیس هیأت مدیره، نایب رئیس عهده دار وظایف او خواهد بود چنانچه رئیس و نایب غایب باشند و ضرورتی باشد، سایر اعضاء هیأت مدیره مشروط به اینکه حداقل چهار نفر باشند از بین خود یک نفر را بعنوان رئیس برای مدتی که رئیس هیأت مدیره و نایب رئیس غایب باشند انتخاب و امور جاری انجمن را انجام میدهند.
دبیر (منشی)
13- وظایف دبیر انجمن عبارتند از تهیه و بایگانی منظم صورت جلسات مذاکرات و تصمیمات جلسات هیأت مدیره، قرائت صورت جلسات قبلی هیأت مدیره در ابتدای هر جلسه، نگهداری وضع حضور و غیاب اعضاء هیأت مدیره در جلسات و گردهمائیهای انجمن، انجام مکاتبات انجمن، نگهداری و بکار بردن مهر رسمی انجمن، تهیه صورت اسامی اعضاء انجمن و جمع آوری حق عضویت ها و تحویل آن به خزانه دار می باشد.
خزانه دار
14- وظایف خزانه دار عبارتند از انجام کلیه امور مالی انجمن از قبیل جمع آوری و وصول کلیه در آمدها، پرداخت کلیه هزینه ها، انجام امور بانکی انجمن، واریز وجوه حاصله به حساب بانکی انجمن، صدور چک ها و امضای چک باتفاق یکی دیگر از اعضاء هیأت مدیره به انتخاب هیأت مدیره، نگهداری و تنظیم همه اسناد مالی و همه مدارک در آمدها و هزینه ها، تنظیم و نگهداری دفاتر حسابداری بطوریکه همه جزئیات امور مالی در آنها ثبت شده باشد، تهیه بیلان و تراز مالی انجمن برای ارائه به مجمع عمومی یا هر مورد دیگری که بر طبق آئین نامه لازم باشد.
مسئول روابط عمومی
15- وظیفه مسئول روابط عمومی برقراری ارتباط انجمن با اعضا و علاقمندان با تایید هیأت مدیره می باشد. این امور شامل پخش اخبار انجمن، تهیه و توزیع اطلاعیهها و اعلامیههای انجمن، دعوت به گردهماییها، سخنرانیها، مراسم و میهمانیهای انجمن و اموری از این قبیل میباشد.
16- در صورتیکه مسئول روابط عمومی در انجام هر یک از اموری که به او واگذار شده است نیاز به همکاری و کمک سایر اعضاء هیأت مدیره داشته باشد، اعضاء هیأت مدیره موظف به همکاری و کمک میباشند.
جلسات هیأت مدیره
17-جلسات هیأت مدیره باید حداقل هر ماه یکبار تشکیل شود بدین ترتیب که رئیس هیأت مدیره با ذکر دستور جلسه و زمان و مکان آن از اعضاء هیأت مدیره برای تشکیل جلسه دعوت مینماید، بجز جلسات ماهانه، هرگاه که رئیس هیأت مدیره لازم بداند یا هر گاه سه نفر از اعضاء هیأت مدیره درخواست کنند، رئیس هیأت مدیره به ترتیب فوق دعوت به تشکیل جلسه هیأت مدیره مینماید.
18- جلسات هیأت مدیره با حضور اکثریت اعضاء هیأت مدیره برگزار و بنا بر ماده ۱۲ همین اساسنامه، رسمیت داشته و تصمیمات جلسه با رای اکثریت حاضر معتبر میباشد. در صورت تساوی آراء اکثریت با رای موافق رییس جلسه می باشد.
19- هر عضو هیأت مدیره که سه جلسه متوالی بدون داشتن عذر موجه در جلسات هیأت مدیره شرکت ننماید مستعفی محسوب خواهد شد. تشخیص موجه بودن عذر بعهده هیأت مدیره می باشد.
کمیته های همکاری
20- هر گاه که هیأت مدیره برای مشاوره در امری یا برای انجام کاری نیاز به کمک و همکاری داشته باشد میتواند از کسانی از اعضاء انجمن و یا خارج از انجمن که در آن موضوع دارای صلاحیت باشند، دعوت نماید تا در کمیته مخصوص آن امر شرکت کنند.
21- نظارت بر برنامه ها و حسن اجرای فعالیت کمیته ها به عهده کلیه اعضاء هیأت مدیره میباشد.
22- در هر کمیته حداقل یک عضو هیأت مدیره باید شرکت داشته باشد.
مجامع عمومی
23- مجامع عمومی شامل مجمع عمومی عادی سالانه و مجمع عمومی فوق العاده می باشد.
24- اداره جلسات مجامع عمومی توسط سه نفر از اعضاء انجمن که با رای حاضرین در جلسه انتخاب می شوند، خواهد بود. از میان این سه نفر یک نفر به عنوان رییس جلسه و دو نفر به عنوان ناظر تعیین و مصوبات جلسه با امضاء ایشان معتبر میباشد.
مجمع عمومی عادی سالانه
25 – مجمع عمومی عادی انجمن در پایان هر دوره در ماه اکتبر تشکیل میشود. زمان، مکان و دستور کار این مجمع باید حداقل تا ده روز قبل از موعد به وسایل مقتضی باطلاع کلیه اعضاء انجمن برسد. در صورت وقوع وضعیت اضطراری زمان و مکان قابل تغییر میباشد.
26 – در مجمع عمومی سالانه، ابتدا ریاست هیأت مدیره گزارش اقدامات یکساله انجمن را به اطلاع اعضاء رسانده سپس گزارش مالی انجمن توسط بازرس قانونی اعلام و به تصویب اعضا میرسد. بدین ترتیب پایان دوره تصدی اعضاء هیأت مدیره اعلام و انتخابات برای تعیین اعضاء جدید هیأت مدیره و بازرس قانونی صورت میپذیرد.
مجمع عمومی فوقالعاده
27- هر زمان که هیأت مدیره لازم بداند، میتواند با ذکر علت از اعضاء انجمن برای تشکیل مجمع عمومی فوقالعاده دعوت نماید.
28- هرگاه یک چهارم اعضاء انجمن کتبا و با ذکر علت تقاضای تشکیل مجمع عمومی فوق العاده بنماید رئیس هیأت مدیره موظف است از اعضاء انجمن برای تشکیل مجمع عمومی فوقالعاده دعوت نماید.
29- حضور دو پنجم از اعضاء انجمن در هر مجمع عمومی سالانه یا فوق العاده برای رسمیت یافتن مجمع کافی می باشد.
30- چنانچه در هر مجمع عمومی، سالانه یا فوقالعاده عده حاضرین به حد نصاب دو پنجم نرسید جلسه تعطیل میشود و هیأت مدیره از اعضا برای تشکیل جلسه دیگری که زمان آن نباید بیش از یک هفته پس از جلسه اول باشد دعوت مینماید. جلسه اخیر با هر تعداد اعضا که حضور داشته باشند رسمیت خواهد داشت.
31- در هر مجمع عمومی فقط اعضاء رسمی انجمن که حق عضویت پرداخته و سن آنها 18 سال تمام باشند حق رای دارند و حضور افراد غیر عضو علاقمند به انجمن بعنوان مستمع بدون حق رای بلامانع است.
انتخابات
32- انتخابات هیأت مدیره در مجمع عمومی سالانه توسط هیات سه نفره طبق ماده 24 که عضو هیأت مدیره نبوده و نامزد هیأت مدیره هم نباشد صورت میپذیرد.
33- هر یک از اعضاء انجمن که واجد شرط سنی ذکر شده در بند 31 باشند، میتوانند به عنوان نامزد در انتخابات هیأت مدیره شرکت نماید.
34- کلیه نامزدهای هیأت مدیره ترجیحاً آمادگی خود را تا ده روز قبل از برگزاری مجمع عمومی سالانه با ارسال ایمیل به اطلاع انجمن برسانند. در غیر اینصورت ثبت نام کاندیداها در زمان برگزاری انتخابات صورت می پذیرد.
35-چنانچه هر یک از نامزدهای ذکر شده در بند 33 قادر به حضور در انتخابات نباشند بایستی موضوع را کتباً به انجمن اعلام تا نام ایشان در لیست نامزدها جهت رأی گیری اعلام گردد.
36- انتخابات سالانه برای تعیین شش نفر از اعضاء جدید هیأت مدیره برگزار شده و نفر هفتم طبق ماده 8، یکی از اعضاء هیأت مدیره قبلی (بدون نیاز به شرکت در انتخابات) میباشد.
تبصره: چنانچه به هر دلیل هیچ یک از اعضا داوطلب حضور مجدد در هیات مدیره جدید نباشند رای گیری برای انتخاب هفت نفر صورت میپذیرد.
37- پس از رایگیری و شمارش آرا صورت جلسه مجمع و نتیجه انتخابات توسط رییس و ناظرین جلسه تنظیم وبه امضاء ایشان می رسد.
واگذاری امور انجمن به هیأت مدیره جدید
38- بلافاصله پس از انتخابات در یک جلسه مشترک اعضاء هیأت مدیره قبلی، کلیه اسناد و مدارک اداری و مالی، موجودیهای بانکی و صندوق، صورت اموال انجمن، فهرست اسامی و نشانیهای اعضاء و غیره را طی صورت مجلسی که به امضاء هر دو هیأت رسیده باشد تحویل هیأت مدیره جدید مینمایند.
بازرس قانونی، بازرسی قانونی و سال مالی
39- در مجمع عمومی سالانه یک نفر عضو انجمن یا غیر عضو بعنوان بازرس قانونی انجمن با رای اکثریت انتخاب میشود که وظیفه او تطبیق عملیات هیأت مدیره با موارد قانونی، مصوبات مجامع عمومی و اساسنامه انجمن و گزارش به مجامع عمومی و دعوت از مجامع عمومی فوق العاده به درخواست حداقل یک سوم اعضاء انجمن و رسیدگی به اسناد مالی و حسابهای هزینه و در آمد انجمن و تایید گزارش مالی پایان دوره می باشد.
40- هر یک از اعضاء هیأت مدیره میتواند هر گاه که بخواهند حسابها و اسناد مالی مربوط به همان دوره انجمن را رسیدگی نمایند.
41- هر عضو انجمن می تواند با تسلیم تقاضای کتبی به هیأت مدیره و تعیین وقت مناسب، دفاتر حسابداری و اسناد مالی انجمن را بازرسی کند.
42- سال مالی از روز اول ماه اکتبر هر سال تا پایان روز سی و یکم سپتامبر سال بعد میباشد.
پاداش و دستمزد
43- در ازاء خدماتی که اعضاء هیأت مدیره یا اعضاء کمیتهها یا اعضاء انجمن ارائه میدهند هیچگونه پاداش و دستمزد پرداخت نمی شود.
اصلاح و تغییر اساسنامه
44- هر گونه اصلاح یا تغییر در اساسنامه انجمن باید در یک مجمع عمومی فوق العاده مطرح و تصویب گردد.
