اساسنامه انجمن فرهنگی ایرانیانادمونتون تاسیس سال ۱۹۸۷
اهداف
۱- انجمن فرهنگی ایرانیان ادمونتون، انجمنی است غیر انتفاعی که به هیچ گروه، تشکیلات سیاسی، مذهبی و ایدئولوژیکی وابستگی ندارد.
۲- هدف انجمن عبارتست از حفظ، ترویج و اشاعه میراث فرهنگی ایران.
۳- منظور از میراث فرهنگی، زبان، ادبیات، تاریخ، انواع هنرها، سنت ها، آداب و رسوم و فرهنگ عامیانه ایرانیان می باشد.
۴- از آنجا که فرهنگ ملل مختلف بر یکدیگر تاثیر گذار هستند، توجه به فرهنگهای غیر ایرانی و بررسی و شناساندن آنها نیز جزئی از فعالیتهای انجمن می باشد.
عضویت
۵- هر فرد ایرانی یا غیر ایرانی که علاقمند به فعالیتهای انجمن فرهنگی ایرانیان ادمونتون بوده و حداقل 12 سال تمام سن داشته باشد می تواند درخواست عضویت در انجمن را نماید. تایید عضویت توسط هیات مدیره به صورت کتبی (ایمیل) به اطلاع متقاضی می رسد.
تبصره: افراد کمتر از هیجده سال حق رای ندارند.
۶- شرط عضويت در انجمن پر كردن فرم عضويت و پرداخت حق عضویت سالانة انجمن فرهنگي ايرانيان ادمونتون بوده و عضویت هر فرد تا زمان درخواست لغو آن به صورت کتبی معتبر ميباشد.
۷- میزان حق عضویت یا تغییر آن توسط هیأت مدیره انجمن معین می شود.
هیأت مدیره
۸- اداره امور انجمن بعهده یک هیأت مدیره هفت نفری است که شش نفر آنها در مجمع عمومی سالانه انتخاب و یک نفر از اعضاء هیأت مدیره دوره قبل می باشد.
۹- اعضاء هیأت مدیره در کلیه تصمیمات و مصوبات و اقدامات هیأت مدیره مسئولیت مشترک داشته و تصمیمات انجمن تصمیم همگی آنها تلقی می شود.
۱۰ – در اولين جلسه پس از انتخابات، هيات مديره جديد از بين خود رييس، نايب رييس، دبير، خزانه دار، مسول روابط عمومي، مسول جذب منابع مالی و مسول امور فرهنگي و هنري را انتخاب مي كنند.
رئیس هیأت مدیره
۱۱-رئیس هیأت مدیره عهده دار ریاست جلسات هیأت مدیره، تعیین دستور جلسات هیأت مدیره، سرپرستی کمیته های فرعی و نظارت بر امور واگذار شده به اعضاء هیأت مدیره می باشد.
نائب رئیس
۱۲- در غیاب رئیس هیأت مدیره، نایب رئیس عهده دار وظایف او خواهد بود چنانچه رئیس و نایب رییس غایب باشند و ضرورتی باشد، سایر اعضاء هیأت مدیره مشروط به اینکه حداقل چهار نفر باشند از بین خود یک نفر را بعنوان رئیس برای مدتی که رئیس هیأت مدیره و نایب رئیس غایب هستند انتخاب و امور جاری انجمن را انجام میدهند. هم چنین نایب رییس انجمن مسول پیگیری ثبت نام و شرکت در جلسات فستیوال هریتیج می باشد.
دبیر (منشی)
۱۳- وظایف دبیر انجمن عبارتند از تهیه و بایگانی منظم صورت جلسات مذاکرات و تصمیمات جلسات هیأت مدیره، قرائت صورت جلسات قبلی هیأت مدیره در ابتدای هر جلسه، نگهداری وضع حضور و غیاب اعضاء هیأت مدیره در جلسات و گردهمائیهای انجمن، انجام مکاتبات انجمن، نگهداری و بکار بردن مهر رسمی انجمن می باشد.
خزانه دار
۱۴- وظایف خزانه دار عبارتند از انجام کلیه امور مالی انجمن از قبیل جمع آوری و وصول کلیه در آمدها، پرداخت کلیه هزینه ها، انجام امور بانکی انجمن، واریز وجوه حاصله به حساب بانکی انجمن، صدور چک ها و امضای چک باتفاق یکی دیگر از اعضاء هیأت مدیره به انتخاب هیأت مدیره، نگهداری و تنظیم همه اسناد مالی و همه مدارک در آمدها و هزینه ها، تنظیم و نگهداری دفاتر حسابداری بطوریکه همه جزئیات امور مالی در آنها ثبت شده باشد، تهیه بیلان و تراز مالی انجمن برای ارائه به مجمع عمومی یا هر مورد دیگری که بر طبق آئین نامه لازم باشد.هم چنین خزانه دار مسئول توزیع و جمع آوری بلیت های مراسم انجمن بین مراکز فروش بلیت، بلیت آنلاین و اشخاص می باشد.
مسئول روابط عمومی
۱۵- وظیفه مسئول روابط عمومی برقراری ارتباط انجمن با اعضا و علاقمندان با تایید هیأت مدیره می باشد. این امور شامل پخش اخبار انجمن، تهیه و توزیع اطلاعیهها و اعلامیههای انجمن، دعوت به گردهماییها، سخنرانیها، مراسم و میهمانیهای انجمن و اموری از این قبیل میباشد.
۱۶- در صورتي كه مسئول روابط عمومي در انجام هر يك از اموري كه به او واگذار شده است نياز به همكاري و كمك داشته باشد، با تصويب هيات مديره مي تواند از افراد خارج از هيات مديره هم درخواست همكاري نمايد.
مسئول جذب منابع مالي
۱۷- وظیفه مسئول جذب منابع مالی ، ارتباط با صاحبان كسب و كار براي جذب حاميان مالي، تهيه بسته هاي تبليغاتي براي هر يك از مراسم عمومي انجمن و پیگیری امور مربوط به تبدیل انجمن فرهنگی به مؤسسه خیریه است.
مسئول امور فرهنگي و هنري
۱۸- وظیفه مسئول امور فرهنگی و هنری برگزاري برنامه هاي مستمر فرهنگي و هنري ، تهيه آرشيو صوتي و تصويري از كليه برنامه هاي انجمن، ارتباط با نهادهاي فرهنگي و هنري مختلف و طراحی و چاپ بلیت و پوستر برای برنامه های انجمن است.
تبصره: طرح بلیت و پوستر و جزییات آن باید به تصویب اکثریت اعضاء هیات مدیره برسد.
جلسات هیأت مدیره
۱۹- جلسات هیأت مدیره باید حداقل هر ماه یکبار تشکیل شود بدین ترتیب که رئیس هیأت مدیره با ذکر دستور جلسه و زمان و مکان آن از اعضاء هیأت مدیره برای تشکیل جلسه دعوت مینماید. بجز جلسات ماهانه، هرگاه که رئیس هیأت مدیره لازم بداند یا هر گاه سه نفر از اعضاء هیأت مدیره درخواست کنند، رئیس هیأت مدیره به ترتیب فوق دعوت به تشکیل جلسه هیأت مدیره مینماید.
۲۰ – جلسات هيات مديره با حضور اكثريت اعضا هيات مديره رسميت يافته و تصميمات جلسه با راي اكثريت حاضر معتبر مي باشد.
۲۱- هر عضو هیأت مدیره که سه جلسه متوالی بدون داشتن عذر موجه در جلسات هیأت مدیره شرکت ننماید مستعفی محسوب خواهد شد. تشخیص موجه بودن عذر به عهده هیأت مدیره می باشد.
کمیته های همکاری
۲۲- هرگاه که هیأت مدیره برای مشاوره در امری یا برای انجام کاری نیاز به کمک و همکاری داشته باشد میتواند کسانی از اعضاء انجمن و یا خارج از انجمن که در آن موضوع دارای صلاحیت باشند، دعوت نماید تا در کمیته مخصوص آن امر شرکت کنند.
۲۳- نظارت بر برنامه ها و حسن اجرای فعالیت کمیته ها بر عهده کلیه اعضاء هیأت مدیره میباشد.
۲۴- در هر کمیته حداقل یک عضو هیأت مدیره باید شرکت داشته باشد.
مجامع عمومی
۲۵- مجامع عمومی شامل مجمع عمومی عادی سالانه و مجمع عمومی فوق العاده می باشد.
۲۶- اداره جلسات مجامع عمومي فوق العاده بر عهده هيات مديره خواهد بود، همچنين اداره جلسات مجمع عمومي سالانه نيز تا پيش از برگزاري انتخابات بر عهده هيات مديره انجمن فرهنگي خواهد بود.
مجمع عمومی عادی سالانه
۲۷ – مجمع عمومی عادی انجمن در پایان هر دوره در ماه سپتامبر تشکیل میشود. زمان، مکان و دستور کار این مجمع باید حداقل تا ده روز قبل از موعد به وسایل مقتضی باطلاع کلیه اعضاء انجمن برسد. در صورت وقوع وضعیت اضطراری زمان و مکان قابل تغییر میباشد.
۲۸ – در مجمع عمومی سالانه، ابتدا ریاست هیأت مدیره گزارش اقدامات یکساله انجمن را به اطلاع اعضاء رسانده سپس گزارش مالی انجمن توسط بازرس قانونی اعلام و به تصویب اعضا میرسد. بدین ترتیب پایان دوره تصدی اعضاء هیأت مدیره اعلام و انتخابات برای تعیین اعضاء جدید هیأت مدیره و بازرس قانونی صورت میپذیرد.
مجمع عمومی فوقالعاده
۲۹- هر زمان که هیأت مدیره لازم بداند، میتواند با ذکر علت از اعضاء انجمن برای تشکیل مجمع عمومی فوقالعاده دعوت نماید.
۳۰- هرگاه یک چهارم اعضاء انجمن کتبا و با ذکر علت، تقاضای تشکیل مجمع عمومی فوق العاده بنماید رئیس هیأت مدیره موظف است از اعضاء انجمن برای تشکیل مجمع عمومی فوقالعاده دعوت نماید.
۳۱- حضور دو پنجم از اعضاء انجمن در هر مجمع عمومی سالانه یا فوق العاده برای رسمیت یافتن مجمع کافی می باشد.
۳۲- چنانچه در هر مجمع عمومی، سالانه یا فوقالعاده عده حاضرین به حد نصاب دو پنجم نرسید جلسه تعطیل می شود و هیأت مدیره از اعضا برای تشکیل جلسه دیگری که زمان آن نباید بیش از یک هفته پس از جلسه اول باشد دعوت می نماید. جلسه اخیر با هر تعداد اعضا که حضور داشته باشند رسمیت خواهد داشت.
۳۳- در هر مجمع عمومی فقط اعضاء رسمی انجمن که حق عضویت پرداخته و سن آنها ۱۸ سال تمام باشند حق رای دارند و حضور افراد غیر عضو علاقمند به انجمن بعنوان مستمع بدون حق رای بلامانع است.
انتخابات
۳۴- انتخابات هيات مديره در مجمع عمومي سالانه توسط هياتی سه نفره شامل يك نفر به عنوان رييس جلسه و دو نفر به عنوان ناظر كه از طرف هيات مديره پيشين به اعضا انجمن پيشنهاد شده و مورد تاييد اكثريت اعضا حاضر در جلسه باشند، برگزار مي شود. اعضا هيات سه نفره ذکر شده نبايد از نامزدهاي هيات مديره جديد باشند.
۳۵- هر یک از اعضاء انجمن که واجد شرط سنی ذکر شده در بند ۳۱ باشند، میتوانند به عنوان نامزد در انتخابات هیأت مدیره شرکت نماید.
۳۶- کلیه نامزدهای هیأت مدیره ترجیحاً آمادگی خود را تا ده روز قبل از برگزاری مجمع عمومی سالانه با ارسال ایمیل به اطلاع انجمن برسانند. در غیر اینصورت ثبت نام کاندیداها در زمان برگزاری انتخابات صورت می پذیرد.
۳۷-چنانچه هر یک از نامزدهای ذکر شده در بند ۳۳ قادر به حضور در انتخابات نباشند بایستی موضوع را کتباً به انجمن اعلام تا نام ایشان در لیست نامزدها جهت رأی گیری اعلام گردد.
۳۸- انتخابات سالانه برای تعیین شش نفر از اعضاء جدید هیأت مدیره برگزار شده و نفر هفتم طبق ماده ۸، یکی از اعضاء هیأت مدیره قبلی (بدون نیاز به شرکت در انتخابات) میباشد.
تبصره: چنانچه به هر دلیل هیچ یک از اعضا داوطلب حضور مجدد در هیات مدیره جدید نباشند رای گیری برای انتخاب هفت نفر صورت میپذیرد.
۳۹- راي گيري صرفا از اعضا حاضر در جلسه انجام مي شود.
۴۰- پس از رایگیری و شمارش آرا صورت جلسه مجمع و نتیجه انتخابات توسط رییس و ناظرین جلسه تنظیم وبه امضاء ایشان می رسد.
واگذاری امور انجمن به هیأت مدیره جدید
۴۱- بلافاصله پس از انتخابات در یک جلسه مشترک اعضاء هیأت مدیره قبلی، کلیه اسناد و مدارک اداری و مالی، موجودیهای بانکی و صندوق، صورت اموال انجمن، فهرست اسامی و نشانیهای اعضاء و غیره را طی صورت مجلسی که به امضاء هر دو هیأت رسیده باشد تحویل هیأت مدیره جدید مینمایند.
بازرس قانونی، بازرسی قانونی و سال مالی
۴۲- در مجمع عمومی سالانه یک نفر عضو انجمن یا غیر عضو به عنوان بازرس قانونی انجمن با رای اکثریت انتخاب می شود که وظیفه او تطبیق عملیات هیأت مدیره با موارد قانونی، مصوبات مجامع عمومی و اساسنامه انجمن و گزارش به مجامع عمومی و دعوت از مجامع عمومی فوق العاده به درخواست حداقل یک سوم اعضاء انجمن و رسیدگی به اسناد مالی و حساب های هزینه و درآمد انجمن و تایید گزارش مالی پایان دوره می باشد.
۴۳- هر یک از اعضاء هیأت مدیره می تواند هرگاه که بخواهد حساب ها و اسناد مالی مربوط به همان دوره انجمن را رسیدگی نماید.
۴۴- هر عضو انجمن می تواند با تسلیم تقاضای کتبی به هیأت مدیره و تعیین وقت مناسب، دفاتر حسابداری و اسناد مالی انجمن را بازرسی کند.
۴۵- سال مالی از روز اول ماه سپتامبر هر سال تا پایان روز سی و یکم آگوست سال بعد میباشد.
پاداش و دستمزد
۴۶- در ازاء خدماتی که اعضاء هیأت مدیره یا اعضاء کمیتهها یا اعضاء انجمن ارائه میدهند هیچگونه پاداش و دستمزد پرداخت نمی شود.
اصلاح و تغییر اساسنامه
۴۷- هر گونه اصلاح یا تغییر در اساسنامه انجمن باید در یک مجمع عمومی فوق العاده مطرح و تصویب گردد.
دانلود متن اساسنامه
